Переписка съедает едва ли не больше времени, чем сама работа. Половина писем - это «надо ответить, но не хочется формулировать». Ровно здесь AI снимает с вас самое нудное: первый черновик. Вы правите за минуту вместо того, чтобы писать с нуля.
Дальше - конкретные задачи. Берите промпт, вставляйте свой контекст в [скобки], отправляйте в чат-бот.
Ответить на письмо
Когда пришло письмо, на которое нужно дать содержательный ответ, а формулировки не складываются.
ответ на письмо
Ниже письмо, на которое мне нужно ответить. Напиши вежливый деловой ответ.
Контекст: [кто написал, какие у нас отношения, что я хочу донести].
Тон: [нейтрально-деловой / тёплый / сухой].
Длина: коротко, по делу.
Письмо:
[вставь текст письма]
Холодное письмо
Когда нужно написать первому, кто вас не знает: потенциальному клиенту, партнёру, эксперту.
холодное письмо
Напиши короткое холодное письмо.
Я: [кто я и моя компания].
Адресат: [кому пишу и чем он занимается].
Цель письма: [что хочу - встреча, ответ, демо].
Зацепка: [почему это может быть ему интересно].
Требования: без воды и лести, не длиннее 6-7 строк, один понятный призыв к действию в конце.
Follow-up на молчание
Когда написали, а в ответ тишина, и нужно вежливо напомнить о себе.
follow-up
Я писал человеку [когда] вот по такому вопросу: [суть]. Ответа нет.
Напиши короткий follow-up: ненавязчиво напомни, не дави, оставь лёгкий повод ответить.
Тон дружелюбный. 3-4 строки максимум.
Вежливый отказ
Когда нужно сказать «нет» так, чтобы не сжечь отношения: отклонить предложение, просьбу, приглашение.
вежливый отказ
Мне нужно вежливо отказать. Ситуация: [что предложили / о чём просят].
Причина отказа: [настоящая причина, можно смягчить].
Напиши ответ: поблагодари, мягко откажи, по возможности оставь дверь открытой на будущее.
Без долгих извинений и без вранья. Коротко и по-человечески.
Эскалация
Когда вопрос завис и нужно корректно поднять его выше или нажать сильнее, не переходя на личности.
эскалация
Помоги составить письмо-эскалацию.
Проблема: [что не решается].
Что уже сделано: [какие шаги предпринял, кому писал].
Чего хочу: [конкретный результат и срок].
Кому пишу: [руководитель / смежный отдел / подрядчик].
Тон: твёрдый, но корректный. Опиши факты и последствия, без эмоций и обвинений.
Резюме длинной переписки
Когда в цепочке писем уже двадцать сообщений и непонятно, к чему пришли.
резюме переписки
Ниже длинная переписка. Сделай краткую выжимку:
1) о чём спор / обсуждение в одном абзаце;
2) к чему в итоге пришли (договорённости);
3) открытые вопросы и кто за что отвечает.
Переписка:
[вставь всю цепочку писем]
Ответ недовольному клиенту
Когда клиент пишет с претензией, а ответить нужно спокойно и так, чтобы снизить градус.
ответ на претензию
Клиент недоволен. Вот его сообщение: [вставь текст].
Контекст с нашей стороны: [что произошло на самом деле, что мы можем предложить].
Напиши ответ: сначала признай эмоцию и извинись за неудобство, затем по фактам объясни
ситуацию, в конце предложи конкретное решение. Тон спокойный, без оправданий и без позиции «мы не виноваты».